A vállalkozás szervezeti felépítése
A működési folyamatokat olyan szervezet tudja tökéletesen végrehajtani, kiszolgálni, amelyet a folyamatok figyelembevételével alakítottak ki. Ehhez a folyamatok pontos feltérképezése után, arra rá kell illeszteni a szervezeti felépítést.
Hogyan lehet ezt megtenni?
Első lépés: folyamatok rögzítése írásban. Ehhez igénybe lehet venni különböző eszközöket az egyszerű öntapadós cetliktől a nagyméretű papírtekercsig, flipcharttól, a mágneses tábláig. Sőt ingyenes szoftverek is vannak erre a célra.
Második lépés: a folyamat egységeinek, vagyis a feladatoknak, funkciók szerinti csoportosítása. Ez annyit tesz, hogy megnézzük melyik lépés, feladat milyen típusú. Pl. marketing, eladással kapcsolatos, logisztikai, gyártási, pénzügyi, adminisztratív, hátteret biztosító üzemeltetés, jog, stb.
Miért van erre szükség?
A nagyon eltérő feladatok, nagyon eltérő képességeket igényelnek. Ezek a nagyon eltérő képességek ritkán vannak meg egy emberben, ezért eltérő emberek képesek betölteni ezeket a funkciókat. Ha pillanatnyilag van is olyan ember a cégben, aki képes pl. ügyfélkapcsolati és pénzügyi feladatokat jól elvégezni, az nem jelenti azt, hogy erre bárki képes lenne. Ezért a helyettesítése valószínűleg nem oldható meg egyetlen másik személy által. Így lehet, hogy többfunkciós emberek helyettesítését több ember közt kell megoldani.
Minél távolabbi képességet igénylő, minél többféle eltérő funkciót ellátó egy dolgozó annál nehezebb lesz helyettesíteni. Ez a távozásakor óriási terhet ró a vezetőre. További probléma ezekben az esetekben, hogy a funkcióhalmozás miatt nem a munkakört tölti be az adott ember, hanem rá épülnek a funkciók, és a munkakör. Közben a megoldás az lenne, hogy a szervezeti felépítés kövesse a folyamatok által igényelt funkciók szerinti kialakítást.
Harmadik lépés:
A funkciók szerinti csoportosítás után célszerű elnevezni ezeket a csoportosításokat és ezek alapján érdemes meghatározni a szervezet részlegeit. Minden részlegnek kell hogy legyen felelőse, ha több ember is tartozik bele, akkor vezetője.
Negyedik lépés:
A szervezet részlegeinek megnevezése után már lehetőség van a munkakörök meghatározására. A munkakörök meghatározása után lehetséges elkészíteni a munkaköri leírásokat, munkaköri dossziékat.
Érdemes szem előtt tartani a következőket
• minden dolgozó, legalább egy munkakörbe kell, hogy tartozzon, amelyhez részletes munkaköri leírással kell rendelkeznie
• minden szükséges munkakört valakinek be kell tölteni
• a dolgozók több munkakört is betölthetnek párhuzamosan, minden munkakörhöz önálló munkaköri leírással támogatva
• ugyanazt a munkakört több különböző ember is betöltheti
A folyamatok kialakítása és a rá illeszkedő szervezet kialakítása alapjaiban határozza meg a vállalkozás működésének sikereit.
A szervezeti ábrát itt töltheti le.
Tomán József, hatékonyság növelési specialista
Regisztráljon, vagy lépjen be!
- Bővebb információ termékeinkről
- Részletes árlista
- Egyedi ajánlatok
- Feliratkozás hírlevélre